21 - Hoe werkt het privacy menu?
EasySecure - Hoe werkt het privacymenu?
In dit artikel laten wij u zien hoe het "Privacy" menu werkt binnen de EasySecure software.
Als leverancier van clouddiensten voor toegangscontrole, tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie bieden wij de mogelijkheid om persoonsgegevens op te slaan in onze software. Uw privacy is erg belangrijk voor ons en we stellen uw privacy en veiligheid voorop bij elke functie die we in onze software ontwikkelen.
Wij kiezen daarom voor de beste beveiliging en werken samen met de beste hostingpartijen en de nieuwste technologieën. Als leverancier zijn wij niet verantwoordelijk voor de naleving van de AVG-wetgeving door onze klanten. Uiteraard kunt u er wel op rekenen dat uw systemen standaard met de hoogste privacy-instellingen worden opgeleverd en dat onze producten alle tools bieden die nodig zijn om compliance mogelijk te maken.
- Klik op "Privacy" in het hoofdmenu om de Privacy instellingen te openen.
- U ziet nu het volgende scherm:
Neem contact op met uw systeembeheerder als u geen toegang heeft tot het privacymenu. Misschien is het uitgeschakeld binnen uw admin level.
Aan de rechterkant van het privacyscherm vindt u wat algemene informatie over de AVG en onze software. Er is ook een link naar de Privacy-portaal op onze website waar u gedetailleerde informatie kunt vinden.
Aan de linkerkant vindt u verschillende opties om automatisch oudere logbestanden te verwijderen en handmatig inactieve gebruikers, kaarten en templates uit het systeem te verwijderen na een bepaalde periode.
Verwijder alle logs na een periode van
- 1 maand
- 3 maanden
- 6 maanden
- 1 jaar
- 2 jaar
- 3 jaar
- 5 jaar
- 7 jaar
Het kortste termijn is 1 maand. Dit betekent dat na 1 maand alle loggegevens volledig van het systeem worden verwijderd. Loggegevens worden automatisch uit uw software omgeving verwijderd.
De loggegevens bevatten alle acties binnen het systeem. U kunt zien wie op welk tijdstip het gebouw is binnengekomen of wanneer iemand heeft geklokt voor tijdregistratie. Indien de beheerder binnen uw software omgeving het bewaartermijn voor loggegevens heeft ingesteld op 3 maanden, worden de loggegevens na 3 maanden automatisch verwijderd. Hiervoor is geen handmatige actie nodig.
Verwijder inactieve gebruikers na een periode van
- 1 maand
- 3 maanden
- 6 maanden
- 1 jaar
- 2 jaar
- 3 jaar
- 5 jaar
Het kortste termijn is 1 maand. Als een gebruiker ten minste 1 maand in het systeem heeft gezeten en gedurende 1 maand geen gebruik heeft gemaakt van een van de scanners, wordt de gebruiker gemarkeerd voor verwijdering.
Gebruikers worden niet automatisch verwijderd uit de software en scanners. Dit vereist altijd een handmatige actie. Selecteer de periode die u wenst en klik op opslaan.
Je kunt op de knop 'Toon lijst' klikken naast de instelling om alle gebruikers te zien die gemarkeerd zijn voor verwijdering. Als er inactieve gebruikers in het systeem zijn, krijg je ook een pop-up melding telkens als je inlogt.
Standaard zijn alle gebruikers gemarkeerd als Ja. U kunt deze op 'Nee' zetten om ze uit deze lijst te verwijderen. Ze zullen niet uit de software worden verwijderd.
Standaard zijn alle gebruikers gemarkeerd als ja. Het is mogelijk dat u bepaalde gebruikers wilt uitsluiten van deze lijst. Bijvoorbeeld: iemand met zwangerschapsverlof, beveiligingsmedewerkers die alleen toegang nodig hebben tijdens noodgevallen of andere gebruikers die voor langere tijd afwezig zijn maar wel in het systeem moeten blijven.
- Deze lijst toont alle gebruikers die voldoen aan de verwijderingscriteria. In dit voorbeeld is de instelling voor inactieve gebruikers op '1 jaar' gezet. Dit betekent dat de voor verwijdering gemarkeerde gebruikers ten minste 1 jaar geleden zijn aangemaakt en het afgelopen jaar geen gebruik hebben gemaakt van de scanners voor toegangscontrole of tijdregistratie.
- U kunt de Ja/Nee knop aan de rechterkant van het scherm op Nee zetten als u iemand van de lijst wilt uitsluiten.
- Klik op Verwijderen nadat u de selectie hebt gecontroleerd. De gebruikers worden permanent verwijderd uit de scanners en software.
Verwijder alle templates van inactieve gebruikers
Hier kunt u instellen wanneer inactieve templates gemarkeerd worden voor verwijdering. Dit werkt op precies dezelfde manier als de functie om inactieve gebruikers te verwijderen.
Deze functie zal echter de gebruikersinformatie niet volledig verwijderen, maar alleen inactieve biometrische templates uit het systeem verwijderen.
U kunt de volgende periodes selecteren:
- 1 maand
- 3 maanden
- 6 maanden
- 1 jaar
- 2 jaar
- 3 jaar
- 5 jaar
Het kortste termijn is 1 maand. Als een vinger- of gezichtstemplate ten minste 1 maand in het systeem heeft gestaan en de persoon heeft gedurende 1 maand geen gebruik gemaakt van een van de scanners, wordt de template gemarkeerd voor verwijdering. De templates worden niet automatisch uit de software en de scanners verwijderd.
Verwijder alle kaarten van inactieve gebruikers
Hier kunt u instellen wanneer inactieve kaarten worden gemarkeerd voor verwijdering. Dit werkt op precies dezelfde manier als de functie om inactieve gebruikers te verwijderen.
Deze functie zal echter de gebruikersinformatie niet volledig verwijderen, maar zal alleen inactieve toegangskaarten uit het systeem verwijderen.
U kunt de volgende periodes selecteren:
- 1 maand
- 3 maanden
- 6 maanden
- 1 jaar
- 2 jaar
- 3 jaar
- 5 jaar
Het kortste termijn is 1 maand. Als een kaart minstens 1 maand in het systeem heeft gestaan en de persoon heeft 1 maand geen gebruik gemaakt van een scanner, wordt de gebruiker gemarkeerd voor verwijdering. Kaarten worden niet automatisch uit de software en de scanners verwijderd. Dit vereist altijd een manuele actie.
Verwijder alle gebruikers van de scanners die niet meer in de software zitten
Elke scanner die aangesloten is op de EasySecure software heeft zijn eigen geheugen en synchroniseert met de software. In geval van netwerk- of internetproblemen zal dit nooit invloed hebben op uw toegangscontrole, tijdsregistratie, aanwezigheids- of bezoekersbeheer.
Als een scanner gedurende langere tijd offline is geweest, is het mogelijk dat er nog informatie in het apparaat aanwezig is die al uit de software is verwijderd. U kunt een volledige synchronisatie of deze functie gebruiken vanuit het privacy menu.
Klik op Selecteer een scanner naast deze instelling om het wissen te starten. Hiermee wordt alle informatie van de apparaten verwijderd die niet langer in de software is opgeslagen.
Heeft u nog vragen over het privacymenu? Neem contact op met onze support desk en wij helpen u graag verder.
U kunt ons bereiken per telefoon of e-mail. U kunt ook direct chatten of een ticket aanmaken binnen uw EasySecure software omgeving of ons helpcenter.
support@easysecure.com
+ 31 (0) 85 015 0000.